Prozesszeiten-Tracker

Das PTT-Tool dient zur sekundengenauen Erfassung und Analyse von Durchlaufzeiten von Prozessen wie zum Beispiel Workflows oder einzelnen Aufgaben. Es unterstützt bei der Optimierung von Arbeitsabläufen, ermöglicht die Kontrolle über die verfügbaren Zeitressourcen und steigert die Effizienz.

Wofür ist das Tool?

Zeitmessung und Zeitoptimierung spielen eine wichtige Rolle beim agilen Business Process Management:

• Performance-Messung: Durch genaue Zeitmessung können die Leistung und Effizienz der Geschäftsprozesse quantifiziert werden. Engpässe, Verzögerungen oder ineffiziente Aktivitäten können identifiziert werden, indem die Zeit für jeden Prozessschritt gemessen wird. Auf dieser Grundlage können gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergriffen werden, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Prozessleistung zu steigern.
• Durchlaufzeiten im Blick behalten: Im agilen Business Process Management werden Geschäftsprozesse in kleinere Einheiten oder Arbeitspakete aufgeteilt. Die genaue Zeitmessung ermöglicht es, die Durchlaufzeiten für jede dieser Einheiten zu verfolgen. Dadurch kann das Team den Fortschritt überwachen, Engpässe erkennen und Engpassmanagement- oder Critical-Path-Strategien anwenden, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen und den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.
• Zeitoptimierung: Die genaue Zeitmessung ermöglicht es dem Team, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Zeitoptimierungstechniken anzuwenden. Durch die Analyse der gemessenen Zeiten können ineffiziente Schritte oder Aktivitäten erkannt und optimiert werden. Dies kann beispielsweise die Eliminierung von Leerlaufzeiten, die Vereinfachung von Prozessen oder die Automatisierung von repetitiven Aufgaben umfassen.
• Planung und Priorisierung: Die genaue Zeitmessung ermöglicht es, realistische Pläne zu erstellen und Prioritäten zu setzen. Durch die Erfassung der tatsächlich benötigten Zeit für die Durchführung vonAufgaben und Prozessen kann das Team realistische Schätzungen für zukünftige Projekte oder Sprints abgeben oder SOLL-Zeitvorgaben für Aufgaben ableiten. Dies hilft bei der Kapazitätsplanung und der Festlegung realistischer Ziele und Liefertermine.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die genaue Zeitmessung ist ein wesentlicher Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung im agilen Business Process Management. Durch die regelmäßige Erfassung und Überwachung der Zeitdaten können Trends und Muster erkannt werden. Diese Daten dienen als Grundlage für retrospektive Analysen und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Zeitoptimierung ist somit ein integraler Bestandteil des agilen Feedback- und Anpassungszyklus, der eine kontinuierliche Prozessoptimierung ermöglicht.

Zeitmessung und Zeitoptimierung sind im agilen Business Process Management unverzichtbar, um Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern, die Effizienz zu steigern, Leerlauf zu eliminieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Für wen ist das Tool geeignet? Wo wird es bevorzugt eingesetzt?

Das PTT-Tool bietet diverse Anwendungsmöglichkeiten für eine Vielzahl von Organisationen und Teams. Es findet insbesondere in Unternehmen Anwendung, die komplexe Geschäftsprozesse managen und kontinuierliche Verbesserung im Blick haben. Das Tool eignet sich sowohl für Start-ups als auch etablierte mittelständische und große Unternehmen. Es erweist sich als besonders hilfreich für Teams, die agil arbeiten und regelmäßig Projekte oder Sprints durchführen. Durch präzise Zeitmessung und -optimierung können sie ihre Effizienz steigern, Leerlaufzeiten reduzieren und die Lieferzeiten verbessern.

Darüber hinaus ist das PTT-Tool für Unternehmen von Nutzen, die nach einer stetigen Optimierung der "Customer Journey" streben und ihre Prozesse strikt auf Kundenzufriedenheit ausrichten. Durch die Analyse und Optimierung der Durchlaufzeiten können Engpässe und Leerläufe eliminiert und die Kundenerfahrung verbessert werden.

Das PTT-Tool wird auch für effektives Ressourcenmanagement eingesetzt. Durch die genaue Erfassung von Prozesszeiten kann die Ressourcennutzung optimiert und die Auslastung maximiert werden. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcenallokation und entsprechenden Kostensenkungen.

Wie ist das Tool aufgebaut? Was sind die wesentlichen Produktmerkmale?

Das PTT-Tool ist als Tabelle aufgebaut und bietet Platz für bis zu 50 Prozess- oder Arbeitsschritte.

Die erste Spalte dient der fortlaufenden Nummerierung, in der zweiten Spalte werden die einzelnen zum Prozess gehörenden Aktivitäten eingetragen.

Die Timerfunktion befindet sich in der dritten Spalte. Im Spaltenkopf sind Start- und Stoppschaltflächen angeordnet, darunter wird die Stoppzeit in Stunden, Minuten und Sekunden kontinuierlich angezeigt. Die der jeweiligen Aktivität zugeordnete Zelle in der Zeiterfassungsspalte wird für die Zeitmessung durch Anklicken aktiviert und mit dem Start des Timers orange hervorgehoben, um anzuzeigen, welcher Aktivität die aktuelle Zeiterfassung zugeordnet ist. Nach dem Stoppen des Timers wird die gemessene Zeit in dieser Zelle angezeigt und gespeichert, die Hintergrundfarbe der Zelle wechselt wieder zu weiß.

Es ist möglich, während einer Zeitmessung beliebige Zellen zu bearbeiten. Die erfasste Zeit wird immer in die entsprechende orange gekennzeichnete Zelle eingetragen, unabhängig davon, auf welcher Zelle sich der gerade Cursor befindet oder welche Zelle aktiv ist. In der vierten Spalte können jeder Aktivität Anmerkungen und Erläuterungen hinzugefügt werden.

In der fünften und sechsten Spalte werden die aktuellen Start- und Stoppzeiten mit dem Datum festgehalten, das heißt, jede Zeitmessung erhält einen Zeitstempel. Diese Funktion ist besonders nützlich, um besipielsweise Leerlaufzeiten in einem Prozessablauf mit mehreren Instanzen zu identifizieren. Durch die Aufzeichnung der Start- und Stoppzeiten können Unterbrechungen oder Wartezeiten erkannt werden, die potenzielle Engpässe oder ineffiziente Abläufe aufdecken und Verbesserungen in den Abläufen ermöglichen.

In der letzten Spalte werden die Zeitdifferenzen zwischen den einzelnen Aktivitäten dargestellt, am Ende der Tabelle aufsummiert und die Gesamtprozesseffizienz wird berechnet.